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5 dicas de como organizar e-mails e ser mais produtivo | NHS INFO - Empresa de informática

5 dicas de como organizar e-mails e ser mais produtivo

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  • outubro 28, 2015

O e-mail continua reinando como preferência na comunicação das empresas, mesmo com o surgimento de Skype, Whatsapp, Goole Talk, Facebook Messenger e outras ferramentas de comunicação.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar você a organizar seus e-mails e tornar seu dia a dia mais produtivo.

DICA 1 – NÃO DEIXE TUDO NA CAIXA DE ENTRADA

O nome já diz tudo caixa de entrada, ou seja seus e-mails deveriam chegar ali com um objetivo e depois ir pra outro lugar. Nossa dica para organizar e-mails é de dixar sua caixa de entrada com os assuntos que não tenham resolvidos e assim que forem concluídos mova-os para uma pasta específica.

DICA 2 – CRIANDO PASTAS COM CRITÉRIO

Na dica anterior sugerimos mover os e-mails resolvidos para uma pasta específica, aqui começa a grande polêmica, pois cada um tem um critério ou modo de trabalho, o que acontece geralmente é que vamos criando diversas pastas e subpastas achando que é a melhor forma de organizar e-mails, o problema é criar essas pastas sem um critério vai tomar mais seu tempo, passando o dia arrastando mensagens pra lá e pra cá. A dica é seja mais objetivo na criação das pastas e evite fazer muitos níveis de subpastas, vai ver que na hora de pesquisar um e-mail fica bem mais simples.

DICA 3- CRIE UM ARQUIVO MORTO

Já pensou se por algum motivo você é rackeado e perde todos os seus e-mails? Pra isso que serve o arquivo morto, você tem um arquivo separado como um retrato do momento. Nossa dica é crie uma arquivo morto por ano e guarde em algum lugar e trabalhe com o ano corrente, isso faz com que sua caixa de e-mail fique mais leve e limite suas pesquisas a um período mais específico. Se você usa apenas o webmail para organizar e-mails, criar arquivo morto será um problema pois dependerá dos recurso disponíveis no servidor de e-mails escolhido, nesse caso é fundamental usar um programa de e-mails.

DICA 4 – POP ou IMAP

Para utilizar o seus e-mails via POP ou IMAP é necessário a utilização de um programa de e-mails, exemplo : Outlook, Thunderbird, LiveMail etc. De forma resumida o protocolo POP baixa as mensagens do servidor e salva localmente em seu computador, por padrão ele não deixa cópia das mensagens no webmail, a menos que seja marcada a opção de manter cópia, já o IMAP faz um sincronismo de todas as pastas de sua conta e deixa o status das mensagens igual tanto no webmail como no programa de e-mail escolhido, ambos tem suas vantagens, mas pra quem precisa ter rápido acesso a todos os seus e-mails de qualquer lugar, sugerimos configurar os e-mails como IMAP.

DICA 5 – QUANDO NÃO USAR O E-MAIL

Para troca de mensagens rápidas, opte por outros serviços como Whatsapp, Goolge Talk etc., deixe o e-mail para formalidades que exijam arquivamento de informações.

Esperamos que as dicas ajude você a ter menos dor de cabeça com e-mails.

Tem uma dica legal e quer compartilhar com a gente, fique a vontade.

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